BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 - Bu yönetmeliğin amacı, Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında uygulanacak esasları düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - Bu yönetmelik, Gürsu Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün çalışma esaslarını kapsar.

Hukuki Dayanak
MADDE 3 - Bu yönetmelik, aşağıdaki mevzuatlara dayanmaktadır:

• 5393 sayılı Belediye Kanunu,
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
• TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı,
• Diğer ilgili mevzuat.

Tanımlar
MADDE 4 - Bu yönetmelikte geçen:

• Belediye: Gürsu Belediyesi’ni,
• Meclis: Gürsu Belediye Meclisi’ni,
• Başkan: Gürsu Belediye Başkanı’nı,
• Müdürlük: Bilgi İşlem Müdürlüğü’nü,
• Personel: Bilgi İşlem Müdürlüğü'nde çalışan tüm görevlileri,
• Bilişim Kaynakları: Belediye’ye ait veya kiralanmış bilişim sistemleri ve altyapılarını,
  ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Organizasyon Yapısı

MADDE 5 - Bilgi İşlem Müdürlüğü; müdür, teknik memur, yardımcı personelden oluşur.

Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün Görevleri
MADDE 6 - Bilgi İşlem Müdürlüğü, belediye bilişim sistemlerinin sürekliliğini sağlamak, bilgi güvenliğini temin etmek, sistemleri güncellemek ve bilişim alanında teknik destek vermekle görevlidir.

• Belediye otomasyon sistemlerini yönetmek ve güvenliğini sağlamak,
• Kurumsal e-posta hizmetlerini yürütmek,
• Bilgi sistemleri yedekleme ve sürekliliğini sağlamak,
• Bilişim projelerini yürütmek ve teknik destek vermek,
• Belediye bilgi sistemlerini E-Devlet ve E-Belediye platformlarıyla entegre etmek.
• Gürsu Belediyesi’ne ait tüm birimlerde sistemlerin sürekliliği ve sürdürülebilirliğinde en yüksek seviyede faydalar sağlanabilmesi için, belediye birimleri tarafından kullanılmakta veya kullanılacak olan tüm yazılım ve donanımları koordine etmek, belediye otomasyonunun her an faal ve yedekli olmasını sağlamak, gerekli konularda sistem analizi, program yazılımları ve sistem yatırım araştırmaları yapılmasını sağlamak, bilgi sistemlerinden alınan verilerle bilgiyi iyi yöneten, paylaştıran ve analiz ederek karar mekanizmasını harekete geçirmek.
• Belediye bilgi sistemlerinin E-Devlet, E-Belediye ve platformlarda hizmet verebilmesini sağlar.
• Belediyeye ait bilgi teknolojilerinin hem yazılımsal hem de sistemsel olarak erişim yetkilendirmelerini yapar.
• Kurumsal e-posta hizmetinin sürdürülebilirliğini sağlar.
• Belediye bilgi teknolojileri altyapısına ilişkin teknik servis hizmetlerini yürütür.
• Belediyenin bilgi teknolojileri altyapı ihtiyaçlarını belirler, bu ihtiyaçlara göre ihale süreçlerini takip eder ve tedarik işlemlerini gerçekleştirir.
• Belediyenin bilgi işlem ihtiyacının envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak.
• Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli sistem analizi, programlama, operasyon çalışmalarını yönlendirmek, nezaret etmek, denetim altında tutmak.
• Bilgi işlem sistemi içerisinde bilgi işleme, sonuç alma ve bilgi iletimi çalışmalarını hızlı ve güvenilir olarak zamanında yürütülmesini sağlamak.
• Bilgi işlem sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatı verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak.
• Vatandaşları ilgilendiren bilgi işlem hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak.
• Başka kuruluşlardan alınacak bilgi işlem servis hizmetlerini düzenlemek ve kontrol altında tutmak.
• Sistem otomasyonu verilerinin günlük yedeklerini almak.
• Sistem otomasyonuna bağlı donanımsal, yazılımsal ve kullanıcılara bağlı sorunları gidererek sistemin sorunsuz çalışmasını sağlamak.
• Belediyenin sistem otomasyonunda ve birimlerinde kullanılan bilgisayar programını hazırlamak veya gerekli programları zamanla değişen kanunun, tüzük ve yönetmeliklere göre gerekli düzenlemeleri yaparak teknik destek vermek.
• http://www.gürsu.bel.tr web sitesinin sorunsuz çalışmasını sağlamak
• Kurum bünyesinde, korsan yazılım ve idarece uygun görülmeyen teçhizatın kullanılmasını önlemek.
• Müdürlük yıllık bütçesini hazırlamak.
• Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak.
• Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak.

Bilgi İşlem Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 7 - Görevleri: Müdürlüğü, Başkanlık huzurunda temsil eder.

• Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
• Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
• Müdürlüğün sevk, idare ve disiplinini sağlar.
• Müdürlüğün harcama yetkilisi ve müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiridir.
• Müdürlükte çalışan memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
• Müdürlüğün çalışma programını belirleyip, çalışmaların bu program doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
• Müdürlük birimleri arasında koordinasyonu sağlar.
• Müdürlüğün diğer müdürlüklerle olan koordinasyonunu sağlar.
• Uzun/orta/kısa vadeli planlamalar yapar.
• Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

• Yetkileri : Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar çerçevesinde yürütülmesi için karar verme, tedbir alma ve uygulatmada yetkilidir.
• Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmada yetkilidir.
• Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1. derece imza yetkisidir.
• Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermede yetkilidir. Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkilidir.
• Müdürlük emrinde görev yapan personele ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ve Başkanlık Makamı’na önerilerde bulunmada yetkilidir.
• Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkilidir.
• Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapmada yetkilidir.
• Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmede yetkilidir.
• Sorumlulukları: Yasalarda, yönetmeliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen sorumluluklarının yanında görev ve yetkilerinin ifasında, Belediye Başkanı’na ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’na karşı sorumludur. Belediyede bilgi işlem ve otomasyon ile ilgili stratejilerin oluşturulmasını, bilgi teknolojilerinin kullanımına yönelik planlama yapılıp uygulanmasını ve işlerliğinin takip edilmesini sağlamak.
• Belediye’de bilgi işlem sisteminin oluşturulmasını ve gelişen teknolojiye göre revize edilmesini koordine etmek.
• Müdürlük personeli ile ilgili eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü`ne iletmek, planlanan eğitimlere ilgili personelin katılmasını sağlamak.
• Belediyenin politikasına uygun olarak müdürlük hedeflerini belirlemek, takip ve koordine etmek.
• Müdürlükle ile ilgili yatırım planlarını ve bütçeyi hazırlayarak onaya sunmak ve gerçekleşmesini takip etmek.
• Belediye içi ve dışı toplantı, görüşmelerde Müdürlüğü, Belediye’ yi temsil etmek. Müdürlükle ile ilgili faaliyetleri ve sonuçlarını Başkanlık’a raporlamak.
• Belediyenin bilgi güvenliği politikalarının belirlenmesi ve uygulatılmasında görev alır.
• Belediye sistemlerinin bilgi güvenliği testlerini yaptırarak, fark edilen zafiyetlerin giderilmesi için önlemler alır.
• Büronun idaresinde Müdüre karşı büro personeli sorumludur.
• Büro işlerinde gizlilik esastır.
• Büro personeli yazışma ve dosyaları Müdürün izni olmadan kimseye gösteremez, veremez ve görevleri dolayısıyla edindikleri bilgileri açıklayamazlar. Yaptıkları işlerden dolayı Müdüre karşı sorumludurlar.
• Belediyecilik hizmetlerini, mevzuatın izin verdiği ölçüde, web ortamına taşımak vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak.
• Müdürlüğün malzeme, ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak
• Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak.
• Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak.
• Mevcut Sistemi 7 gün 24 saat faal halde tutmak, sistemin güvenliğini, sürekliliğini sağlamak üzere, diğer çevresel destek birimleri ile uyumluluğunu sağlamak.
• E-İmza Kurulumunu yapmak ve Belediye Başkanlığı ve tüm Müdürlüklerin ve Birimlerin etkin kullanımını sağlamak.
• Bilgi İşlem Müdürlüğünü, Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
• Bilgi İşlem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin birinci derecede disiplin amiridir.
• 31.12.2005 tarih ve 26040 3. mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak 01.01.2006 Tarihinde yürürlüğe girmiş olan “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar” Hakkında Yönetmeliğin 4.bölümünde sayılan ve Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemlerden Müdürlüğünü ilgilendirenleri, Mali Hizmetler Birimi / İç Kontrol Alt Birimine Kontrole göndermek.
• Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ilgili Mevzuat çerçevesinde gerçekleştirme görevlilerinin iş ve işlemleri doğru yaptırmalarını sağlamak ve kontrol etmek.
• Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olduğunu kontrol etmek.
• Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilerek İlgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak.
• Kamu, özel kurumlar ve meslek kuruluşları tarafından Gürsu İlçesi ile ilgili ekonomik ve sosyal faaliyetlere ilişkin hazırlanan istatistikleri toplamak ve derlemek. Kalite / çevre politikasına ve stratejik plana uygun olarak yıllık bölüm bütçesinin ve yatırımın / cari projelerinin belirlenmesini ve gerçekleşmesini sağlamak

Bilgisayar Sistemleri Donanım, Yazılım, İnternet Sistem Güvenliği Ve Bakım Birimi

MADDE 8 - Görevleri: Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı sorumlu kişidir.

· Diğer kamu kurumları ile yapılan protokoller doğrultusunda, yazılımlar arası entegrasyonları yetkili otomasyon firmasıyla iletişim içerisinde gerçekleştirir.

· Korsan yazılımlara karşı belediye birimlerinde rutin kontroller yapmak.

· Belediye yazılım ve bilgi teknolojileri altyapısına ilişkin kullanıcı yetkilendirmelerini yapar.

· Belediye personellerinin, kuruma ait bilgi teknolojileri hizmetlerinden faydalanabilmesi için gerekli olan her türlü kurumsal hesap yapılandırmalarını (kullanıcı ayarları, e-posta ayarları, paylaşım klasörleri ayarları, internet erişim ayarları, vb.) gerçekleştirir.

· Kuruma ait yazılım sal ve sistemsel tüm bilgi teknolojileri altyapısına ilişkin kurulum, yapılandırma, bakım, güncelleme ve yenileme işlemlerini yetkili ve ilgili firma ile entegrasyon içerisinde gerçekleştirir.

· Kurumsal otomasyon sisteminin yedekleme işlemini ana sunucu üzerinden ağdaki başka bir diske alma işlemini gerçekleştirir.

· Belediye bilgi teknolojileri altyapısını kullanan personellerinin son kullanıcı desteğini verir.

· Bilgi teknolojilerine ilişkin teknik servis hizmetlerini yürütür.

· Kurum içi ve dışı bilgi sistemi donanım arızalarına müdahale edilmesi, garanti kapsamındaki ürünlerin servise gönderimi ve arıza ve bakım süreçlerinin takibinin yapılmasını sağlar.

· Santral süreçlerinde telefon dâhili hattı yapılandırma, telefon/faks hattı açma, kablolama ve sorun çözümü hizmetlerini verir.

· Müdürlüklerin donanım ihtiyaçları doğrultusunda donanım seçimi yapmak ilgili müdürlüğe bildirmek.

· Müdürlüklerin ihtiyaçlarına göre program alımlarına görüş bildirmek.

· Yeni devreye alınan programlar ile ilgili kullanıcılara eğitim vermek veya dış kuruluşlar tarafından verilmesi için koordinasyonu gerçekleştirmek.

· Belediyede Yönetici durumundaki karar mercilerinin mevcut durumu en kapsamlı biçimde izleyebilmelerine ve sağlıklı kararlar vermelerine temel oluşturacak bilgi akışını ve bilgi paylaşımını sağlamak,

· Belediyemizin ilgili Müdürlükleri tarafından yapılan duyuru, meclis kararları, askı ilanları vb. bilgilendirmeleri Bilgi İşlem Müdürlüğüne iletilerek formata uygun hale getirilip İnternet Ortamında sunulmasını sağlamaktır.

· Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli operasyon çalışmalarını yönlendirmek, nezaret etmek, denetim altında tutmak, Belediyede kullanılan otomasyon yazılımının yerel ve uzak ağlarda veri entegrasyonunu sağlayacak hizmetleri yapmak ya da yetkili firmalara yaptırmak, Otomasyon yazılım programımızla ilgili birimlerden gelen talepleri değerlendirir, yeni bir ilgili içerik isteniyorsa kanun ve yönetmelikler çerçevesinde yazılım firmasına yaptırmak.

· Otomasyon Sisteminde ve paket programlarda gerekli kullanıcı tanımı ve yetki ayarlarını yapmak, her kullanıcıya şifre vererek şifrelerin gizliliği sağlamak, uygulama ya da kanunda değişikliklerinden dolayı programların çalışmasında gerekli değişikler yapılması gerekiyorsa ilgili firmaya yaptırmaktır.

· Otomasyon yazılımında meydana gelen arızaları gidermek ya da yetkili firmanın gidermesini sağlamak, İhtiyaç doğrultusunda yeni yazılımlar için analiz yapmak ve yetkili olan firmalara ürettirmek.

· Gürsu Belediyesi’nin Resmi web sayfasının www.gursu.bel.tr’nin sürekli güncel tutulmasını sağlamak, Online ödeme sistemini aktif tutmak Elektronik Belediyecilik sistemini aktif tutmak, Belediyemiz tarafından mükelleflere yapılacak duyurular vb. bilgileri ilgili birimlerin verdiği bilgiler doğrultusunda web sitemizde ilan edilmesini sağlamak.

· Belediyemizin iç ve dış birimlerdeki bilgisayarda kurulmuş olan programların bakım ve program güncelleştirmelerini yapmak veya yaptırmak, Bilgisayar Donanım ve yan ürünlerinin bakımını yaparak, faal halde bulundurmak, satın alma yoluyla alımı yapılan malzemelerin, bakım-onarım ve eğitimi ile ilgili konuları, yetkili olan firmalara yaptırmaktır.

· Donanımda arızaların olması halinde bu arızanın giderilmesini sağlamak, eğer garantisi devam ediyorsa garantisi kapsamında arızanın giderilmesini sağlamak ve bununla ilgili tüm işlemlerin takibini yapmaktır.

· Ana sunucu Bilgisayarların ve bilgisayar ağının, internet ve uzak bağlantıların sürekli güvenli ve çalışır halde tutulmasını sağlar.

· Bilgi iletişimi ve bilginin işlenmesi, planlanması, tasarımı, süreç kontrolü ve üretime yönelik bilgisayar ve bilgisayara dayalı sistemlerin temel ilkeleri ve kullanıma yönelik yöntemleri araştırmaktır.

· Bilgisayarların tüm işlevlerini kontrol eden ve donanım ile bilgisayar yazılımları arasındaki bağlantıları kurmaya yarayan yazılımların güncelleştirmektir.

· Belediye birimlerinin tüm bilgisayar donanım ve yazılımlarının, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda; yeni ortaya çıkan ihtiyaçları da değerlendirerek mevcut olan donanım ve yazılımı güncelleştirmek ya da gerektiğinde yenisini satın almaktır.

· İç ve dış birimlere ait bilgisayarların veri iletişim altyapısını ve gerekli bağlantı hatlarını tesis ederek, kurmak ve yürütmektir.

· İç ve dış birimlere ait bilgisayarlara kurulan haberleşme sistemi ile birimler arası dosya paylaşma ve bilgi alışverişi imkanını sağlar, Bilgisayar, çevresel donanım, ilgili yöntem ve yazılımlar ile bunların gelişmesine katkıda bulunmak ve potansiyelini arttırmaktır.

· Donanım ve yazılım konfigürasyonları ile ortaya çıkan ihtiyaçları belirlemek için görüşmeler yolu ile bilgisayar kullanıcı ihtiyaçlarını incelemektir.

· Yeni hizmet birimleri için gerekli alt yapıyı hazırlamak, tüm ünitelerin gerek yazılım gerek donanım ihtiyaçlarını temin etmektir.

· Doğru ve güvenli veri sağlamak için işletim sistemlerini güncel çalış halde tutulmasını sağlamaktır.

· Otomasyon Sisteminin günlük yedekleme işlemini yapmak ve bilgilerin korunmasını sağlamak,

· Kurum personelinin üzerine tanımlanmış ve zimmetlenmiş bilgisayarında ürettiği veriler Word, excel, pdf, resim vb. dosyalar kullanıcı sorumluluğundadır. Kullanıcı işletim sisteminin yüklendiği zaman standartlara uygun olarak oluşturulan d: sürücüsüne verilerini yedek almakla kullanıcı sorumludur.

Bilgi sistemlerinin genel kullanım politikaları

Kişisel kullanım kuralları politikası

MADDE 9 - Kullanıcıların uyması gereken genel kuralları kapsar.

· Kurumun güvenlik sistemleri kişilere makul seviyede mahremiyet sağlamış olmakla birlikte, Kurumun bünyesinde oluşturulan tüm veriler kurumun mülkiyetindedir.

· Kullanıcı, herhangi bir bilginin çok kritik olduğunu düşünüyorsa o bilgi şifrelenmelidir.

· Kullanıcılar tarafından bilgisayar ortamında üretilecek gizli yazılarda GİZLİ ibaresi doküman üzerine yazılacak ve kullanıcı tarafından en az 8 (sekiz) karakterle şifrelenecek, ÇOK GİZLİ nitelikteki e-posta ve yazılar, internet ve internete bağlı bilgisayarlarda tutulmamalıdır.

· Ağın Güvenliği ve ağın bakımı amacıyla Bilgi İşlem Müdürlüğü yetkili kişileri, cihazları, sistemleri ve ağ trafiğini gözlemleyebilir.

· Kurum bünyesindeki bilgisayarların kullanıcı şifreleri kullanıcılar tarafından belirlenir ve sorumluluk kullanıcıdadır.

· Bilgi İşlem Müdürlüğü, ağları ve sistemleri periyodik olarak denetleme hakkına sahiptir.

· Bilgisayarlarda oyun ve eğlence amaçlı programlar çalıştırılmamalı, kopyalanmamalıdır.

· Bilgisayarlarda resmi belgeler, programlar ve eğitim belgeleri haricinde dosya alışverişi bulundurulmamalıdır.

· Kurumda Bilgi İşlem Müdürlüğünün bilgisi olmadan ağ sisteminde ( web hosting servisi, e- posta servisi vb.) sunucu nitelikli bilgisayar bulundurulmamalıdır.

· Bilgi İşlem Müdürlüğü personelinin bilgisi dışında bilgisayarlar üzerindeki ağ ayarları, kullanıcı tanımları, kaynak profilleri vb. üzerinde mevcut yapılan düzenlemeler hiçbir suretle değiştirilmemelidir.

· Bilgisayarlara resmi nitelikte olmayan herhangi bir lisanssız bir program yüklenmemeli, kullanılmamalıdır.

· Gerekmedikçe bilgisayar kaynakları paylaşıma açılmamalıdır, kaynakların paylaşıma açılması halinde de mutlaka şifre kullanma kurallarına göre hareket edilmelidir.

· Bütün kullanıcılar kendi bilgisayar sisteminin güvenliğinden sorumludur.

· Kullanıcı hatası veya ihmali neticesinde, Kuruma veya kişiye yönelik saldırılardan (örnek, elektronik bankacılık vs.) kullanıcı sorumludur.

· Çalışanlar kurumla ilgili yazışmalarında kendilerine tanımlanmış kurumsal e-posta adresleri kullanılmalıdır. Özel e- posta hesaplan (Hotmail,yahoo, mynet vs.) zaruri olmadıkça kullanılmamalıdır.

Taşınır mal ve kontrol görevlisinin (mutemet ve ayniyat demirbaş memuru ) görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri

· Memurlar arasından müdür tarafından görevlendirilir.

· Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi düzenlemek, Gerektiğinde acil ödemeler için avans çekmek ve işlem sonucu ile fatura ve benzeri belgeleri Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndererek avans kapama işlemlerini yürütmek.

· Demirbaş eşya, ayniyat işleri, devir teslim ve imha işleri ilgili defter ve kayıt cetvellerini düzenli bir şekilde tutup muhafaza etmek.

· Hurdaya ayrılan, terkini veya sarfı gereken malzeme var ise; takip ve terkin işlemlerini yapmak.

· Taşınır mal ve kontrol görevlisi, maaş ve harcırah mutemetliği yanında, sağlık, tedavi ve ödenek işlemleri, ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin araç, gerecin alımından, onarımından ve muhafaza edilmesinden de amirlerine ve müdürüne karşı sorumludur.

· Taşınır mal ve kontrol görevlisi, müdür veya şef’in kendisine tevdi ettiği diğer görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak ve zamanında yapmaktan sorumludur.

· Taşınır mal ve kontrol görevlisi mutemet ve ayniyat demirbaş memurunun nitelikleri; Taşınır Mal yönetmeliğine göre tanımlanan hususlardır.

Yasaklanmış Politikalar

MADDE 10- Aşağıdaki aktiviteler hiçbir istisna olmadan kesinlikle yasaklanmıştır.

· Herhangi bir kişinin veya kurumun izinsiz kopyalama, ticari sır, patent veya diğer şirket bilgileri yazılım lisansları vs. haklarını çiğnemek, lisans gerektiren yazılımların kopyalanmasıdır.

· Zararlı programların (virus, solucan, Truva atı, e-mail bombaları vs.) ağ veya sunuculara bulaştırılması,

· Kendi hesabınızın şifresini başkalarına vermek veya kendi hesabınızı kullandırmak,

· Kurumun bilgisayarlarını kullanarak taciz veya yasadışı olaylara karışmak, Ağ güvenliğini etkilemek (örnek, bir kişinin yetkili olmadığı halde sunuculara erişmek istemesi)veya ağ haberleşmesini bozmak,

· Port veya ağ taraması yapmak,

· Kullanıcı kimlik tanıma yöntemlerinden kaçmak,

· Program / script / komut kullanarak kullanıcının bağlantısını etkilemek,

· Kurum bilgilerini kurum dışından üçüncü şahıslara iletmek,

· Kullanıcıların kişisel bilgisayarları üzerine Bilgi İşlem Müdürlüğü onayı alınmaksızın herhangi bir çevre birimi bağlantısı yapması,

· Cihaz, yazılım ve verinin izinsiz olarak kurum dışına çıkarılması, yerlerinin değiştirilmesi,

· Kurumun belirlediği programlar dışında kaynağı belirsiz olan programları (internetten indirilen programlar, portable programlar vs.) kurmak ve kullanmak,

· Herhangi bir kullanıcı, kurumun kaynaklarını kullanarak hiçbir şart altında herhangi bir yasadışı aktivitede bulunması, Yasaktır.

· Gürsu Belediyesi taşınır kayıtlarında bulunan bilgisayarların bakımı ve kullanımından birinci dereceden kullanıcı personel sorumlu olup Birim Müdürleri kontrol sorumluluklarından kurtulamaz.

· Personel hiçbir şekilde Belediyede görev yaptıkları bilgisayardaki verileri Belediye dışında kullanamaz ve sorumluluktan kurtulamaz.

· Personel mevcut kullanımlarındaki bilgisayarlara Bilgi İşlem Müdürlüğünün bilgi dışında program, müzik, her türlü görsel, vb. yükleyemez bu tür kullanımları tespiti halinde kullanıcı personel cezai sorumluluktan kurtulamaz.

İnternet Erişim Politikaları

MADDE 11- Kullanıcıların İnternete Çıkışları İle Gerekli İzin Ve Yasaklamaları Kapsar.

· Kurumun ihtiyacı doğrultusunda içerik filtreleme sistemleri kullanılacaktır. Bilgi Güvenliği Politikaları yönergesi gereği istenilmeyen siteler (pornografik, oyun, kumar, şiddet içeren vs) , sosyal ağ siteleri (Facebook, v.b.) yasaktır.

· Hiçbir kullanıcı peer-to-peer bağlantı yoluyla internetteki servisleri kullanamayacaktır. (Örnek; KaZaA, iMesh, eDonkey2000. Gnutella, Napster, Aimster, Madster, FastTrack, Audiogalaxy, MFTP, eMule, Overnet, NeoModus, Direct Connect, Acquisition, BearShare! Gnucleus, GTK- Gnutella, Lime Wire, Mactella, Morpheus, Phex, Qtella, Shareaza, XoLoX, OpenNap, WinMX. v.b.)

· Bilgisayarlar arası ağ üzerinden ICQ, MIRC, Messenger v.b. mesajlaşma ve sohbet programları gibi chat programları kullanılmayacaktır. Bu chat programları üzerinden dosya alışverişinde bulunulmayacaktır. (Sadece resmi yazışmalarda olmak üzere gerekli görüldüğü durumda ilgili Daire Müdürlerinin Bilgi İşlem Müdürlüğüne yazılı talepleri doğrultusunda ilgili Daire Müdürlerinin uygun gördüğü personellerin kullanımına izin verilecektir.)

· Hiçbir kullanıcı internet üzerinden Multimedia Streaming yapamayacaktır.

· E-devlet kapsamında internet sisteminin hızlı ve sağlıklı çalışması zorunluluğu bulunduğundan çalışma saatleri içerisinde aşırı bir şekilde iş ile ilgili olmayan sitelerde gezinmek yasaktır.

· Bilgisayarlar üzerinden genel ahlak anlayışına aykırı internet sitelerine girilmeyecek ve dosya indirimi yapılmayacaktır. İş ile ilgili olmayan (müzik, video dosyalan ) yüksek hacimli dosyalar göndermek (upload) ve indirmek (download) etmek yasaktır.

· Üçüncü şahısların (Misafirlerin) kurum internetini kullanmaları Bilgi İşlem Müdürlüğünün izni ve bu konudaki kurallar dahilinde gerçekleştirilebilecektir.

Kurumsal Ağ Ve Sistem Güvenliği Politikaları

MADDE 12- Kurumsal Ağ Ve Sistem Güvenliği İle İlgili Kurallar Aşağıda Belirtilmiştir.

· Zararlı programları (örnek, Truva atı, solucanlar, virüsler, email bombaları vs.) kurum bünyesinde oluşturmak ve dağıtmak yasaktır.

· Hiçbir kullanıcı herhangi bir sebepten dolayı anti virüs programını sisteminden kaldıramaz pasif hale getiremez, farklı bir virüs programı kuramaz.

· Bilinmeyen veya şüpheli kaynaklardan asla dosya indirilmemelidir. Bilinmeyen kaynaklardan gelen cd-romlar ve harici diskler, bellekler kullanımdan önce virüslere karşı taranmalıdır.

· Bilinmeyen kişilerden e-posta ile birlikte gelen dosya veya makrolar kesinlikle açılmamalı, bu ekli dosyalar hemen silinmeli daha sonra silinmiş öğelerden tekrar silinmelidir.

· Spam, zincir ve diğer junk e-mailler silinmelidir. Kişisel kullanım için internetteki listelere üye olunması durumunda kurum e-posta adresleri kullanılmamalıdır.

· Kullanıcılar, kurumsal ağa, yazılı onay almadan, herhangi bir cihaz (masaüstü veya dizüstü bilgisayar, kamera, cep telefonu, tablet vb.) bağlayamaz.

· İnternet üzerinden interaktif uygulamalar kullanılamaz, (internet üzerinden oynanan oyunlar, borsa, mesajlaşma vb.)

· Herhangi bir kullanıcının şifresini kırmak veya ele geçirmek amaçlı programlar (keylogger, spy ware, trojen vb) kullanılamaz. Kurumsal ağ üzerindeki paketleri yakalama izleme değiştirme İP değiştirme vb. işlemleri gerçekleştirmeye yönelik programlar kullanılamaz, işlem yapılamaz. 5651 sayılı yasa tarafından belirtilen ceza ve yasak kapsamına giren internet adresleri ile Kurum sistem güvenliği açısından tehlike yaratabilecek nitelikte zararlı olduğu tespit edilen internet adreslerine erişim tüm kullanıcılar için engellenir. Kullanıcılar tarafından bu tür engellemelerin kaldırılması konusunda Bilgi İşlem Müdürlüğü personelinden talepte bulunulamaz.

· Kullanıcılar da kurum tarafından kullanımlarına tahsis edilen sistemlerin güvenliğinden sorumludurlar.

Bilgi İşlem Sisteminin Yönetimi Politikası

MADDE 13- Bilgi İşlem Sisteminin Yönetimi Politikası Aşağıda Belirtilmiştir.

· Kurum bünyesindeki bütün dahili sunucuların yönetiminden yetkilendirilmiş Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli sorumludur. Sunucu konfigürasyonları sadece bu gruptaki kişiler tarafından yapılacaktır.

· İşletim sistemi konfigürasyonları Bilgi İşlem Müdürlüğü talimatlarına göre yapılacaktır.

· Birimler tarafından kullanılmakta olan Bilgi İşlem Sisteminin ve Bilgi İşlem Hizmetlerinin yönetimi ve denetimi işlemleri, Bilgi İşlem Müdürlüğü koordinasyonunda yürütülür.

· Bilgi İşlem Sisteminde yer alan tüm donanım ve yazılımlar Kuruma ait olup Kurum hizmetlerinde kullanılmak üzere personelin kullanımına tahsis edilir.

· Ağ bağlantıları, Bilgi İşlem Müdürlüğünün yetkili personeli tarafından periyodik olarak kontrol edilir.

· Donanım, işletim sistemi, servisler, cihazlar (yazıcı, tarayıcı, fax, modem vb) ve uygulamalar (çeşitli yazılımlar vb.) temin edilmeden ve sisteme entegre edilmeden önce Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından onaylanmalıdır.

· Kurum ağda standart dışı erişim isteğinde bulunan organizasyon veya kişiler kurumun Bilgi İşlem Müdürlüğünden izin almak ve kurumun belirlediği bağlantı ve kısıtlamaları kullanmak zorundadırlar.

· Gürsu Belediyesi bünyesinde mevcut bulunan ve yeni alınacak olan bilişim cihazlarının planlaması ve dağıtımı Bilgi İşlem Müdürlüğünce yapılır.

· Bilgi güncelleme denetimi, Bilgi İşlem Müdürlüğünün yetkili personeli tarafından yapılacaktır.

Donanım, İşletim Sistemi Ve Yazılım, Teknik Destek Hizmetleri Politikaları

MADDE 14- Donanım, İşletim Sistemi ve Yazılım, Teknik Destek Hizmetleri Politikaları aşağıda gösterilmiştir.

· Gürsu Belediyesi kurumsal ağında yer alan tüm bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar ve yazılımların envanter bilgileri takip edilmekte olup, Bilgi İşlem Müdürlüğünün bilgisi dışında, yetkisiz kişiler tarafından herhangi bir değişiklik (ekran kartı, TV kartı takılıp sökülmesi, yazılım yüklenmesi veya kaldırılması vb.) yapılamaz.

· Bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. cihazlar sürekli enerji tükettiğinden, uzun süre kullanılmamaları durumunda kapalı tutulmaları gerekmektedir.

· Söz konusu cihazların verimli kullanılması esas olup, cihazlar mesai sonunda mutlak surette kapatılır.

· Açık bırakılan cihazların uğrayacağı zararlardan birinci derecede üzerine zimmetli personel sorumludur. İkinci derecede birim amirleri sorumludur.

· Ağ üzerinde kullanıcının erişeceği servisler kısıtlanacaktır. Sınırsız ağ dolaşımı engellenecektir.

· İzin verilen kaynak ve hedef ağlar arasındaki iletişimi aktif olarak kontrol eden teknik önlemler Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından alınacaktır. (ömek, firewall).

· Gereksiz servis ve kişisel uygulamalar kaldırılacaktır.

· Güvenlikle ilgili loglar sorumlu kişi tarafından değerlendirilecek ve gerekli tedbirler kullanıcılara bildirilmeksizin alınacaktır.

· Bilgisayar ağlarının ve bağlı sistemlerin iş sürekliliğini sağlamak için özel kontroller uygulanacaktır, (uzaktan erişim yolu vb. )

· Bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. cihazların data ve enerji kablolarının hasar görmemesi (aşırı gergin olması sebebiyle kopması, sandalye altında ezilmesi vb.) için gereken önlemleri almak kullanıcının sorumluluğundadır.

· Bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. cihazların bağlı olduğu prizlere kullanımı yasak olan ısıtıcı, çaydanlık vb. özel kullanım amaçlı cihazlar kesinlikle takılamaz.

· Bilgi işlem sistemine ilişkin talepler ve sorunlar kullanıcılar tarafından kendi birim sorumlularına iletilecek, birim sorumluları da Bilgi İşlem Müdürlüğü amirine iletecektir.

· Gürsu Belediyesinde bilgisayar donanımı ve yazılımı, ağ bağlantısı, internet vb. hizmetlerle ilgili yaşanan arızalara Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli tarafından müdahale edilir.

· Yetkili olmayan personel veya şahıslar tarafından müdahale edilen bilgisayarların İnternet bağlantıları derhal kesilir.

· Sorunun giderilmesi halinde internet bağlantısı tekrar verilir. Bu tür müdahaleler sonucunda ortaya çıkabilecek arızalar, maddi hasarlar ya da Kurum sistem güvenliğinin ihlaline yol açan uygulamalar, ilgili bilgisayar kullanıcısının sorumluluğundadır.

· Birimlerden arıza sebebiyle Bilgi İşlem Müdürlüğüne gönderilen bilgisayarlar üzerindeki verilerin yedeklenerek korunması kullanıcının sorumluluğu altındadır.

· Yedekleme ve geri yükleme işlemleri sırasında işbu yönetmelik ile kurulumu ve kullanımı yasaklanmış olan öğeler tespit edildiğinde Bilgi İşlem Müdürlüğü teknik personeli tarafından derhal silinir. Söz konusu işlem ile ilgili gerekli yasal işlem yapılır.

· Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli uygulamalar, yazılımlar ve donanımların uyumları, gelişmeleri ve hatalarını tespit etmek amacıyla Donanım, Yazılım ve Cihazları kullanırlar kendi bilgisayarları üzerinde test edebilirler. Bu konuda kullanıcılar sorumluluktan kurtulamaz.

· Bilgisayarlarda kullanıcılar usb, harici disk ve veri aktarımı yapamaz ve kurum dışına kurum verilerini çıkaramaz ve paylaşamaz. Tespit edildiği takdirde yasal işlem başlatılır.

MADDE 15 Personelin Ödev Ve Sorumlulukları İle Genele Hak Ve Yasakları

Sorumlulukları:

· Devlet Memurları Kanun, tüzük ve yönetmenliklerde belirtilen esaslara uymakla ve amirleri tarafından verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü ve görevlerini iyi ve doğru yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.

· Amirin verdiği talimatları eksiksiz yerine getirmek, amirinden aldığı talimatın mevzuata ve diğer esaslara veya yetkili organların kararlarına aykırı olması durumunda bu aykırılığı emir veren amirine bildirmek, amir talimatında ısrar eder ve yazılı olarak tekrarlarsa talimatı yerine getirerek durumu bir üst makama bildirmek Konusu suç teşkil eden emir, hiçbir suretle yerine getirilmez; yerine getiren kimse sorumluluktan kurtulamaz.

· Görevi ile ilgili mevzuatı, Belediye organlarının kararlarını ve mesleki bilgi, usul ve uygulamaları bilmek. Onlara uymak ve gereği gibi uygulamak,

· Kurum personeli 657 sayılı Devlet Memuru Kanunu ile diğer ilgili mevzuata belirtilen kılık kıyafet kurallarına uymak zorundadır.

· Kurumun yetkili organı tarafından belirlenen çalışma saatlerinde görevi başında bulunmak, çalışma saatleri süresince görevi ile ilgili işleri yapmak ve izinsiz olarak görevi başından ayrılmamak.

· Görevine gereken dikkat, disiplin ve özeni göstermek, verimli bir şekilde çalışmak ve kurumun yararını korumak, maddi ve manevi bakımlardan kuruma zarar verebilecek her türlü davranıştan kaçınmak, Kasıt, kusur, ihmal ve tedbirsizliği sonucu idare zarara uğratılmışsa, rayiç bedel üzerinden ödemek.

· Çalıştığı birimin düzeni, görevlerin yürütülmesi ve güvenlik ve gizliliğin sağlanması amacıyla alınan önlemlere titizlikle uymak,

· Amirleri, iş arkadaşları ve üçüncü şahıslarla olan ilişkilerinde gereken saygı, nezaket ve kolaylığı göstermek,

· Özel hayatında Belediyenin itibarına yakışır bir şekilde hareket etmek, kumar, aşırı alkol bağımlılığı gibi kötü ve zararlı alışkanlıklardan uzak durmak,

· Görevini, özlük ve başka hakları ile dilek ve şikâyetlerini yerleşik uygulamalara ve usullere uygun bir biçimde yapmak, bu konuda kurum içinden veya dışından başkalarının tavassutuna ve yardımına başvurmamak

· Görevi nedeniyle ve/veya yetkisinden yararlanıp iş sahipleri veya diğer şahıslarla ilişki kurmamak, görevini yapmak ve/veya yapmamak suretiyle kendisine maddi veya manevi menfaat sağlamamak, mevzuata aykırı hareket etmemek, kendisine teklif edilen menfaat ve hediyeyi kabul etmeyip durumu gecikmeden amirlerine bildirmek,

· Amirlerini açık ve doğru şekilde bilgilendirmek, hiç kimseyi yanıltıcı, eksik yada yanlış yönlendirme amaçlı bilgi vermemek,

· Mal bildiriminde bulunmak.

· Devlet Malını korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak.

· Sürekli veya geçici olarak görevinden ayrılan personel, saklamakla sorumlu olduğu tüm resmi belge Araç ve gereçleri düzenlenecek bir devir teslim tutanağı ile yerine kalacak kişiye yoksa amirine devreder.

· 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun Devlet Memurları için öngörülen yasaklar tüm belediye personeli için geçerlidir.

· Personele Taşınır Kontrol görevlisi tarafından zimmetlenen eşyaların bakım kontrolünden sorumludur.

· Personelin kullanıcısı olduğu bilgisayarın kullanımından sorumludur. Personele tanımlanan şifrenin kendisine tanımlı olmayan bilgisayarlarda giriş yapamaz ve sorumluluk dan kurtulamaz.

· Belediye personeli, yürürlükte bulunan kanun, tüzük ve yönetmenlik hükümlerinin kendileri hakkında da aynen uygulanmasını isteme hakkına sahiptir. Kanunlarda belirtilen haller dışında personelin görevine son verilmez. Ücret ve diğer hakları elinden alınamaz.

· Personel Belediye çalışmaları ile ilgili olarak yazılı, sözlü veya görsel basın kuruluşlarına bilgi ve demeç veremez, açıklama yapamaz. Bu görev ancak Başkan ve görevlendireceği personel tarafından yapılır.

· Belediye personeli, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 4857 sayılı İş Yasası ve 5434 Sayılı T.C. Emekli Sandığı kanun ve bu kanunların öngördüğü yönetmelikler ile sağlanan sosyal güvenliğe ilişkin her türlü haktan yararlanır.

· f) Personel, Belediye ile ilgili Resmi ve şahsi işlerinden dolayı müracaat , amirleri veya kurum tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı şikayet ve dava açma hakkına sahiptir.

· g) Memurlar, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununda, işçiler ise 4857 sayılı kanun ve Toplu İş Sözleşmesinde gösterilen süre ve şartlarla mazeret ve yıllık izin hakkına sahiptir.

· 26/3 Yasaklar :

· Kurum personeli görevini yerine getirirken ilgililere ve üçüncü kişilere ait gizli kalması gereken bilgi, belge ve her türlü sırları kanunen yetkili kılınan mercilerden başkasına açıklayamaz.

· Belediye personeli Türk Ticaret Kanununa göre Tacir veya Esnaf sayılmalarını gerektirecek faaliyetlerde bulunamaz, ticaret ve sanayi müesseselerinde görev alamaz, ticari vekil veya kolektif şirketlerde ortak veya komandit şirketlere ortak olamaz.

· Devlet Memurlarının kurumları ile ilgili toplu olarak sözlü ve yazılı müracaat ve şikayetleri yasaktır.

· Devlet memurlarının doğrudan doğruya ve aracı eliyle hediye istemeleri, menfaat sağlamaları amacıyla hediye kabul etmeleri veya iş sahiplerinden borç para almaları ve istemeleri yasak.

· Personel kendisine tanımlanan şifreleri kullanmak; ayrıca şifrelerin başka kullanıcılar tarafından kullanılmasından kaynaklanacak durumlardan sorumlu olmak

· GÜRSU Belediyesine ait tüm verilerin güvenli bir şekilde muhafazasından sorumlu olmakla birlik de her türlü bilgiyi Bilgi işlem Müdürünün İzni olmadan paylaşmamak; Ayrıca Bilgi işlem Müdürlüğünün faaliyet alanında tanımlı bilgilerin ancak yazılı dilekçe ile istenilmesi durumunda bildirilmesinden sorumludur.

MADDE 16. İşbirliği Ve Koordinasyon

Müdürlüğün birimleri arasında işbirliği:

· Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.

· Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre ayrıştırılıp dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

· Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevdi eder.

· Ek işlemlerin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin, her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve 9 belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.

· Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

Diğer müdürlük, kurum ve kuruluşlarla koordinasyon:

· Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

· Kurum dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslara gönderilen yazışmalar; Belediye Başkanının veya başkan adına yetki verdiği makamın imzası ile gönderilir.

· Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuat dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü ile Valilik ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan görüş alınabilir.

Dördüncü Bölüm

Yetki Ve Sorumluluk

MADDE 17- Bilgi İşlem İşleri Müdürü; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili, Belediye Başkan Yardımcısı ve Başkan’a karşı sorumludur.

MADDE 18- Diğer Personel; Müdürlüğe ait işlerin yerine getirilmesinde kendilerine verilen görevleri gereği gibi ve süresi içinde yerine getirmekle yükümlü, Bilgi İşlem Müdürüne karşı sorumludur.

Beşinci Bölüm

Yürürlük

MADDE 19- Bu yönetmelik Gürsu Belediye Meclisi’nin kabulü ile yürürlüğe girer.

Altıncı Bölüm

Yürütme

MADDE 20- Bu yönetmelik hükümleri Gürsu Belediye Başkanı adına Bilgi İşlem Müdürü tarafından yürütülür.