GÜRSU BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK, KURULUŞ

MADDE 1-

AMAÇ : Bu yönetmelik Gürsu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü'nün yetki görev ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek ve düzenlemektir.

MADDE 2-

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Gürsu Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü faaliyet alanları, Yazı İşleri Müdürlüğü ve büro personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

MADDE 3-

DAYANAK : Bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesi ve aynı Kanunun 48 ‘nci maddesi ve hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

MADDE 4-

KURULUŞ, TANIMLAR

Bu yönetmeliğin uygulanmasında ;

Belediye : Gürsu Belediyesini,

Başkanlık : Gürsu Belediye Başkanlığını,

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü'nde görevli tüm büro personelleri ve diğer yardımcı, destek personellerini,

Meclis : Gürsu Belediye Meclisini,

Encümen : Gürsu Belediye Encümenini,

Komisyon : Gürsu Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

MADDE 5-

TEŞKİLAT:

1-) Yazı İşleri Müdürlüğü

2-) Meclis Birimi

3-) Encümen Birimi

MADDE 6-

MÜDÜRLÜĞÜN KADROLARI : Müdürlük personeli Norm Kadroya uygun olarak Müdür, Şef, Bilgisayar İşletmeni ve diğer personelden oluşur.

İKİNCİ BÖLÜM

GÖREV VE SORUMLUKULAR

MADDE 7-

1) Müdürlüğün görev ve sorumluluğu

2) Belediye Meclisi ile ilgili görevler,

3) Belediye Encümeni ile ilgili görevler,

1) Müdürlüğün Görev ve sorumlulukları

Yazı İşleri Müdürü, Başkanlık Makamının emir ve onayı üzerine aşağıdaki görevleri yapar.

1-) Meclis, Komisyon ve Encümen Toplantıları’nın organize edilmesini sağlamak.

2 -) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

3-) Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

4-) Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evraklar ile ilgili tüm süreçlerin yerine getirilmesini sağlamak. Kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

5-) Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.

6-) Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak.

7-) Müdürlüğe gelen evrakları birimindeki ilgili personele havale etmek.

8-) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.

9-) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, denetlemek.

10-) Müdürlüğün çalışma konularını yerine getirmek ve birimlerle işbirliği kurmak.

11-) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek.

12-) İhtisas Komisyonlarının Toplanmalarını koordine etmek.

13-) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu' na göre Birim Müdürü tarafından Harcama Yetkilisi görevi, birimin diğer personelleri tarafından Gerçekleştirme, Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Kontrol yetkilisi görevleri ifa edilmesini koordine etmek.

14-) Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

15-) İç ve Dış mali denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylık sağlamak.

16-) Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile ekli belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğü’ ne göndererek İlgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak.

2-) Belediye Meclisi ile ilgili görevler:

- ) 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine eder.

- ) Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak, üzere Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda evrakları almak, meclis gündemini hazırlamak Başkanlığa sunmak, üyelere tebliğini ve ilanını sağlamak.

- ) Komisyonlara havale edilen konuların görüşülmesi için İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, istenen belgeleri vermek.

- ) Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak.

- )İhtisas komisyon toplantılarını koordine etmek.

- ) İhtisas komisyonlarına meclis tarafından havale edilen konuları dahil etmek, tamamlanmış konularının kapatılması çalışmalarını takip etmek.

- ) İhtisas Komisyonlarının puantajlarını ve ödeme işlemi için yazıları hazırlamak.

- ) İhtisas komisyon toplantılarında görüşülen konular ile ilgili raporların hazırlanmasını takip etmek.

- ) Meclis toplantı gündeminin, 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine tebliğ edilmesini sağlamak.

- ) Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre Toplantı’da gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında kayda alınan konuşmaları, toplantı sonrasında yazıya dökerek zabıt oluşturmak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları arşivinde saklamak.

- Meclis Kararlarının kesinleşmesinden sonra karar özetini hazırlamak.

- ) Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere yoklama cetvelini saklamak.

- ) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazmak meclis başkanı ve meclis katiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen kararlardan bütçe ve imar ile ilgili olanlarının Büyükşehir Belediye Başkanlığına onaya gönderilmesini sağlamak, onaydan sonra gelen meclis kararlarının birer suretini kendi bünyesinde arşivlemek, Mülki Amire ve gereği için ilgili müdürlüklere göndermek.

- ) Kesinleşen kararların birer suretlerinin Kaymakamlığa gönderilmesini ve ilanını sağlamak, - ) Kesinleşen meclis kararlarının karar özetlerini yazmak.

- ) Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak,

- ) Belediye meclis üyelerinin, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için İnsan Kaynakları Müdürlüğüne göndermek.

3-) Belediye Encümeni ile ilgili görevler:

- ) Encümenin tespit olunan günde toplanmasını koordine eder.

- ) Belediyemiz müdürlüklerinin ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye Başkanından havaleli evrakları almak, toplantı gündemini hazırlamak ve gündem maddesi olarak encümene sunulan evrakların görüşülmesini sağlamak.

- ) 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün (gerek görüldüğünde başkanın çağrısı ile birden fazla) toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, başkan ve üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak.

- ) Tüm encümen kararlarına karar numara sırası verilip ve gereği için ilgili müdürlüklere gönderilmesini ve arşivlenmesini sağlamak.

- Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için İnsan Kaynakları Müdürlüğüne göndermek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İŞBİRLİĞİ ve KOORDİNASYON

MADDE 8-

Birimler Arası İşbirliği; Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür. Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla İlişkiler; Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar Başkan' ın imzası ile yürütülür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

YÜRÜTME, YÜRÜRLÜK

YÜRÜRLÜK

MADDE 9-İş bu yönetmelik, 5393 Sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Gürsu Belediye Meclisinde kabul edilip, Kararın ilanından sonra yürürlüğe girer. Yönetmelik Belediye Web sitesinde yayımlanır.

MADDE 10-

YÜRÜTME

Bu yönetmelik hükümlerini Gürsu Belediye Başkanı yürütür.