İRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 : Bu yönetmeliğin amacı Yerel Hizmetler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2: Bu yönetmelik, Gürsu Belediye Başkanlığı Yerel Hizmetler Müdürlüğü’nün kuruluş, görev ve esasları ile Belediyemiz bünyesinde görev yapan personelin özlük, sicil, maaş ve diğer hak ve yükümlülükleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3: Yerel Hizmetler Müdürlüğü’nün, Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun tüm Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Genelgeler ile Belediye Meclis Kararı ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 : Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye : Gürsu Belediyesini,

b) Başkan : Gürsu Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı : Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Birim : Yerel Hizmetler Müdürlüğünü,

d) Müdür : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,

e) Personel : Memur, veri hazırlama kontrol işletmeni, büro işçisi ve büro memurunu ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat

Kuruluş

MADDE 5: Yerel Hizmetler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Gürsu Belediye Meclisinin 03/07/2024 tarih 71 esas ve 99 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6: (1) Yerel Hizmetler Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Memur, İşçi ve diğer personellerden oluşmaktadır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 7: Yerel Hizmetler Müdürlüğü’ne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Yerel Hizmetler Müdürü : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8: Yerel Hizmetler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

a) Yerel Hizmetler Müdürünün Görevleri :

1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.

3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.

4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.

5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.

6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.

7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan personel tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar.

9) Yerel Hizmetler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

b) Yerel Hizmetler Müdürünün Yetkileri :

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisi.

4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.

5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için

bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.

7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanma zamanlarını tespit etme yetkisi.

8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın

onayına sunma yetkisi.

9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.

c) Yerel Hizmetler Müdürünün Sorumlulukları : 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

MADDE 9:

Müdürlük Görev ve Sorumlukları

-Müdürlüğe Bağlı Birimler

1- Muhtarlık İşleri Birimi

2-Hizmet Masası

3- Sicil Birimi

4- Arşiv Birimi

1-MUHTARLIK İŞLERİ BİRİMİ

1. Muhtarların bilgilerini tutmak, Muhtarlık İşleri Birimi ve diğer birimleri ilgilendiren konularda yazışma işlemlerini yürütmek, arşivlemek, gelen-giden evrak kayıtlarını tutmak,

2. Belediye sorumluluk ve yetki alanında bulunan muhtarlardan gelen talepleri elektronik ortamda almak, ilgili birimlere iletmek ve taleplerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmek,

3. Muhtarlardan gelen taleplere yasal süresi içinde ve kalite standartlarında belirtilen sürede sistem üzerinden cevap vermek, ayrıca muhtarların mail adreslerine elektronik posta ile bildirmek,

4. Gelen taleplerden, yerine getirilenleri ve yerine getirilemeyenlerin gerekçesini sisteme işlemek, arşivlemek

5. İçişleri Bakanlığı'na üçer aylık dönemlerde sunulacak rapor ile ilgili toplam talep sayısı, olumlu ve olumsuz cevap sayısını sisteme işlemek,

6. Başkanlık Makamı ile muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,

7. Başkanın, muhtarlarla ilgili yazılı ve sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,

8. Muhtarlarla ilgili Başkanlığa intikal eden sözlü ve yazılı dilek, şikâyet, öneri vb. konuların izlenmesi ile sonuçların ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak.

9. Yürüttüğü işler ile ilgili düzenli olarak veri toplamak, değerlendirmek, rapor hazırlamak ve bu doğrultuda uygulanan sistemleri yönetilmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek,

10. Muhtarlarla ilgili oluşturulan projeler , teknik detaylar çalışmalar gibi işlemleri yürütmek,

11. Muhtarlıklar ile ortak görev yapılması gereken konularda koordinasyonunu sağlamak, bununla ilgili diğer birimler ile gerekli yazışma ve çalışmaları yapmak,

12. Faaliyet alanı ile ilgili muhtarların talep ve şikâyetlerini değerlendirerek cevaplandırılmasını sağlamak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulanmasını sağlamak.

2-HİZMET MASASI

a) Hizmet Masası, Çağrı Merkezi, Saha İletişim Ekibi aracılığı ile Belediye’nin diğer birimlerine gelen vatandaş İstek-Öneri ve Şikayetlerinin kayda alınmasını, ilgili müdürlüğe iletilmesini sağlamak.

b) Açık Kapı üzerinden gönderilen İstek-Öneri ve Şikâyetlerinin kayda alınmasını, ilgili müdürlüğe iletilmesini sağlamak.

c) Belediye’ye diğer kurum/kuruluş/kişilerden gelen Dilekçe ve Resmi Evrakların kaydedilmesi ve ilgili Müdürlüğe teslim edilmesini sağlamak.

ç) Belediye’ye gelen birden fazla Müdürlüğü ilgilendirir nitelikte olan; Dilekçe ve Resmi Evrakın ilgili Müdürlüklere dağıtımını sağlamak. Talep sahibi olan şahıs/kurum/kuruluşlara ilgili Müdürlükler tarafından verilen cevaplar doğrultusunda cevap verilmesini sağlamak.

d) Haftalık aylık ve yıllık olarak hizmet masaları gelen giden evrak istatistikleri hazırlayarak Başkan, Başkan Yardımcıları ve Müdürlük arşivine aylık olarak raporlamak.

e) Belediye’ye gelen Gizli Evrakların gizlilik kurallarına göre kaydedilmesi, ilgili Müdürlüğe imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

f) Belediyemiz ilgili Müdürlükleri tarafından Gizli Evraklara verilen cevap yazılarının ilgili kişi kurum ve kuruluşlara gönderilmesini sağlamak.

g) Belediyemiz tüm müdürlükleri tarafından vatandaş, kurum ve kuruluşlar ile yapılan yazışmaların posta yolu ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP,UETS)adresleri üzerinden ulaştırılmasını sağlamak.

ğ) Belediyemizi ziyaret eden vatandaşların güler yüz ile karşılanarak ilk seferde doğru birime yönlendirilmesini sağlamak, refakat etmek.

ı) 6698 sayılı KVKK, kanunun 10 maddesinde belirtilen, Bir Bakanlığa bağlı, ilgili ve ilişkili birimler, veri sorumlusu sayılır mı? Kanunda “veri sorumlusu”; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi olarak tanımlanmıştır. Bir Bakanlığa bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlar kişisel veri işleme amaç ve vasıtalarını kendisi belirlemiyorsa ve kişisel verilerin işlendiği veri kayıt sisteminin kurulması ve yönetilmesinden de sorumlu değilse veri sorumlusu sayılmayacaktır. Bu birimlerin işlemekte oldukları tüm kişisel verilerle ilgili yükümlülükler, bağlı oldukları Bakanlık tarafından yerine getirilecektir. i) 6698 sayılı kanunun ilgili maddesinde, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 3/ğ’de veri işleyen; veri sorumlusunun veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler şeklinde tanımlanmıştır. Tanımdan da anlaşılacağı üzere herhangi bir gerçek veya tüzel kişi, veri işleyen olabilir. Veri işleyen ve veri sorumlusu kavramları, birbirlerinden keskin çizgilerle ayrılmadığından bir kişinin hem veri işleyen hem de veri sorumlusu olması mümkündür. Veri işleyen, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetinin daha çok teknik kısmı ile ilgilenir. Veri işleyen, veri sorumlusunun çalışanı olabileceği gibi dışarıdan hizmet aldığı ayrı bir gerçek veya tüzel kişi de olabilir. KVKK, sorumluluk kavramını daha ziyade veri sorumlusunu esas alarak düzenlemiştir. Ancak KVKK, tıpkı veri sorumluları gibi veri işleyenlerin de elde ettikleri kişisel verileri kanuna aykırı bir şekilde başkalarına açıklamalarını yasaklamıştır. Benzer şekilde veri işleyenler, veri işleme faaliyetlerinin gereği olarak elde ettikleri kişisel verileri amacına aykırı olarak kullanamazlar.

Son olarak veri işleyen, veri işleme faaliyetinden ve bu faaliyetten doğacak zararlardan, aralarındaki hukuki ilişkinin türüne göre veri sorumlusuna karşı da sorumludur. Bu kapsamda veri işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir. Gerçek yada tüzel kişi olabilir. Veri işleyen, veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda kişisel verileri işleyen bir şirket çalışanı olabileceği gibi; şirketin yine talimat ve menfaatleri ile bağlı karşılıklı sözleşmeye dayalı anlaştığı başka bir şirkette olabilir. Yani veri sorumlusu gibi veri işleyende gerçek yada tüzel kişi olabilir. Veri işleyenin faaliyetleri veri işlemenin daha çok teknik kısımları ile sınırlıdır. Örneğin, saklamanın hangi yöntemle yapılacağı, verilerin nasıl silineceği hususları veri işleyenin yetkisindedir.

3-SİCİL BİRİMİ

a) Sicil açma

b) Birden fazla var olan sicillerin birleştirilmesi

c) Bilgileri eksik olan sicillerin eksikliklerinin giderilmesi, tamamlanması ve telefon numarası yok ise eklenip vergi ödemelerinin daha kolay bir şekilde sağlanması

d) Tüzel ve Gerçek kişilerin ayırt edilmesi

e) Tüzel kişilerin işletme vergi numaraları, vergi daireleri, adresleri vb. bilgilerinin girilmesi

4-ARŞİV BİRİMİ

Belediye Başkanlığı ve bağlı Kuruluşlarında bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemelerin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarını temini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenleyerek, Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplar, değerlendirir ve saklar.

· Kurum Arşivi hizmet ve faaliyetleri Bilgi İşlem Müdürlüğünce yürütülür. Birim Arşivleri ise Başkanlığımızın ilgili birim müdürlüklerince yürütülür. Bu konuda Yetki ve Sorumluluk; Kurum Arşivinde Bilgi İşlem Müdürlüğüne, Birim Arşivlerinde ise; ilgili müdürlüklere aittir.

· Belediyenin arşiv malzemesinin hiçbir sebep ve surette, arşivlerden veya bulundukları yerden dışarıya verilmez. Ancak, devlete gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek müfettiş ve denetleyiciler ile diğer yetkililerce yerinde incelenebilir.

· Kurum arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi usul ve esaslarında 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu kararı uygulanır.

· Envanter çalışması yapar.

· Evrakların birimlerde ve arşivde saklama sürelerini tespit eder.

· Evrakların birimlerden sonra arşive inmesi gerekli olanları, birim arşiv görevlisi ile birlikte arşive devredilmesini ve bu devirlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlar.

· Arşive inen evrakları uygun şartlarda ve önceden belirlenen saklama kriterlerine göre arşivler.

· Arşive inen evraklar için erişim sistemini kurarak arşivden faydalanılmasını sağlar.

· Arşivden belge ve bilgi taleplerini en kısa sürede doğru bir şekilde karşılar. Evrakların ödünç işlemlerini ve takibini yapar.

· Evrakları fiziki olarak neme, ısıya, yangına ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyacak tedbirleri alır.

· Arşivde saklama süresi dolan evrakların imhası için birim yetkililerinden onay alınarak güvenli bir şekilde imha edilmesini sağlar.

· Gerekli görüldüğü taktirde ilgili kişilere eğitim verir.

· Mesleki alanda meydana gelen her türlü teknolojik ve bilimsel gelişmeleri takip eder ve bu gelişmeleri kuruma uyarlar.

· Envanter çalışması sonucunda listelenen tüm evrakların elektronik ortama aktarılması ve intranet aracılığıyla kuruma açılmasını sağlar.

· Arşivlerin temizliğini yaptırarak sağlıklı bir ortam oluşturur.

· “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” “ Standart dosya planına “ Hükümlerine göre işlemlerini gerçekleştirmektedir.

· Mükellefler Gürsu Belediye Başkanlığı merkez kurum ve birim arşivinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asil düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

· Her yılın ocak ayı içeresinde, önceki yıla ait Birim arşivine devredilecek malzemenin belirlenmesi için arşivlik malzemeler, birim amirlerinin gözetim, denetim, nezaret ve sorumluluğunda bu amirler tarafından görevlendirilecek iki yetkili tarafından müştereken gözden geçirilerek, işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur.

· Ayrım işlemlerini müteakip, birim arşivine devredilecek malzeme için ve malzemenin özeliklerine göre;

· a- Birimi

· b- İşlem yılı ( malzemenin teşekkül ettiği yıl)

· c- Konu ve işlem itibari ile aidiyeti,

· d- Aidiyet içerisindeki tarih( aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır.

· Ekleri için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası(kurum ve emekli sicil numarası) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu birimince gizliliği kaldırılmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizliliği kaldırıldı” damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Birim Arşivinde Uygunluk Kontrolü

· Ayrım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünde geçişir.

· Bu kontrolde;

· a- Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibari ile aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

· b- Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyete birden fazla malzeme birimi varsa kayıt defteri

· veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirip birleştirilmediğine,

· c- Klasör veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların birim adının ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

· d- Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

· e- Ciltli olarak saklanması düşülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

· f- Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

· g- Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların birim adının ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

· h- İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

· i- Sayfaların ve eklerin yırtık kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

· Malzemelerin Birim Arşivine Devri

· İlgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Malzemenin bu şekilde tespit ayrımı ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birimlerin münhasıran amirlerine aittir. Teslim işlemleri ise birimlerin arşiv işleri ile görevli personel tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defteri veya föyleri ile yapılır.

· Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

· Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerde muhafaza edilir.(Belediye Başkanlığınca yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar hariç.)

· Kurum Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

· Birimlerin elinde bulunan veya görev ve faaliyetlerin sonucunda oluşan ve günlük iş akımı içerisinde sürekli olarak ellerinde bulunması gereken arşivlik malzeme ile Resmi Gazete, kitap ,broşür v.b. gibi belgeler kurum arşivine devredilmez.

· Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

· Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

· Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Kurum Arşivine Devretme

· Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme “Kurum arşivine devredilecek” olanlar şeklinde ayrılıp ve kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir.

· Birim Arşivinden Yararlanma

· Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelemek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydı ile, birim arşivinde, izleme föyü düzenlemek sureti ile dosya alınabilir. Birim arşivinde alınan dosya inceleme sonucunda geri verilir.

b) Memurların görev yetki ve sorumlulukları : Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin icrası

MADDE 10 : Yerel Hizmetler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.

b) Görevin planlanması: Yerel Hizmetler Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve büro çalışanları tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin İcrası: Yerel Hizmetler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İşbirliği ve koordinasyon

MADDE 11 :

1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon

a) Yerel Hizmetler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

b) Yerel Hizmetler Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve iletir.

c) Görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon : Yerel Hizmetler Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını var ise sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Sicil ve Disiplin

Müdürlük içi denetim

MADDE 12 :

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b) Yerel Hizmetler Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Personel özlük dosyaları

Madde 13: Müdürlüğün tüm personelinin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde emekliye ayrılmaları yada kamu hizmeti ile ilişiklerinin kesilmesinde Özlük ve Sicil Dosyaları başlıca dayanaktır.

Disiplin cezaları

Madde 14: Yerel Hizmetler Müdürlüğünün tüm personeli ile ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata tabidir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 15 : İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili Umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

MADDE 16: Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 17 : Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.