BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

MADDE 1 Bu yönetmeliğin amacı; Gürsu Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün idari yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütmesini sağlamak.

Kapsam

MADDE 2 Bu Yönetmelik, Gürsu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarına ilişkin hükümleri kapsar.

Hukuki Dayanak

MADDE 3 Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 31.05.2009 tarih ve 27244 Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik’e dayanılarak düzenlenmiştir.

Tanımlar

MADDE 4 Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye: Gürsu Belediye Başkanlığını,

b) Başkan: Gürsu Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı: Belediye Başkan Yardımcısını,

d) Meclis: Gürsu Belediye Meclisini,

e) Encümen: Gürsu Belediye Encümenini,

f) Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

g) Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,

h) Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,

i) İşletme: Yasal statüsü ne olursa olsun, bir veya birden çok gerçek veya tüzel kişiye ait olup, bir ekonomi faaliyette bulunan birimleri veya girişimleri ifade eder.

j) İştirakler: Gürsu Belediyesinin yer aldığı, paydaşlık ettiği şirket ve ortaklıkları ifade eder.

Temel İlkeler

MADDE 5 : Gürsu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü çalışmalarında,

a) Karar alma, uygulama ve hizmetlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verilebilirlik,

d) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

e) Uygulamalarda adalet ve eşitlik,

f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Birim Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Kuruluş

MADDE 6: Gürsu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, İçişleri Bakanlığının Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve Standartları hakkındaki yönetmelik gereğince, Gürsu Belediye Meclisi’ nin …../07.2022 tarih ve ……… Sayılı Kararı ile kurulmuştur.

Birim Yapısı

MADDE 7: Gürsu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü; müdüre bağlı olarak, Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görev yapan memurlar, işçiler, sözleşmeli personeller, şirket personellerinden oluşur.

Teşkilat ve Bağlılık

1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a) Müdür

b) Memur

c) Sözleşmeli Personel

d) İşçi

e) Diğer Personel

2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıda gibidir.

a) Destek Hizmetleri Müdürü

b) İdari İşler, İşletmeler İştirakler Birimi

c) Satınalma ve İhale Birimi

d) Ambar Birimi

e) Özel Güvenlik Hizmet Birimi

f) Ulaşım Hizmetleri Birimi

3) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

Görev Yetki ve Sorumluluklar

MADDE 8:

a) Destek Hizmetleri Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1) Müdürlüğü temsil etmek,

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olmak,

3) Çalışmaları yazılı ve sözlü emirleri ile yürütmek,

4) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak

5) Her türlü düzenleyici tedbirleri almak ve uygulamak,

6) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkilisi olmak,

7) Disiplini ve birimler arası koordinasyonu sağlamak,

8) Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve performans programlarını hazırlamak,

9) Belediyenin stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri takip etmek,

10) Müdürlüğün birim faaliyet raporunu hazırlayarak üst yönetime sunmak,

11) Personelin iş dağılımını yapmak, yetki ve sorumlulukları tespit etmek, çalışma prensiplerini belirlemek,

12) Personelin izin işlemlerini planlamak ve zamanında kullanılmasını sağlamak,

13) İzin, hastalık, görevden ayrılma ve alınma gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,

14) Müdürlüğe bağlı servislerin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak, çalışmalarını izlemek ve denetlemek,

15) İnsan kaynağı ve eğitim ihtiyacına yönelik analizler yaptırmak ve sonuçlarına dayalı olarak tasarımlar ve uygulamalar geliştirilmesini sağlamak,

16) Hizmetle ve personelle ilgili iyileştirici tedbirler önermek, geliştirmek ve uygulamak,

17) Müdürlüğün çalışmalarını daha da iyileştirmek amacıyla çalışma programı hazırlamak hedefleri belirlemek,

18) Çalışma verimini artırmak amacıyla, müdürlüğün faaliyet konularıyla ilgili personelin kurum içi ve kurum dışı seminer ve eğitim almalarını sağlamak,

19) Müdürlüğün çalışma konularıyla ilgili birim, kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapmak,

20) Müdürlüğün iş akışını belirlemek ve güncellemek,

21) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belirli aralıklarla toplantılar düzenlemek ve sonuçları değerlendirmek,

22) Müdürlüğe gelen Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergeleri inceleyerek ilgili servisleri bilgilendirmek,

23) Başkanlık makamınca mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapmak,

24) Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanına sorumludur.

b) İdari ve İşletme İşitirakler Birim Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1) Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımına göre kendisine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütmek, yerine getirilmesini sağlamak ve birim müdürüne bilgi vermek,

2) Birim bünyesindeki personelin düzenli ve verimli çalışmasını sağlamak amacı ile görev dağılımı yapmak,

3) Gürsu Belediyesi İktisadi ve Sosyal Tesis Bütçe İçi İşletmesi ne bağlı işletmelerin, günün şartlarına göre ekonomik kurallar içinde üretimlerini ve gelirlerini artırıcı mali ve teknik etütler yapmak, konuyla ilgili projeler geliştirmek,

4) Gürsu Belediyesi İktisadi ve Sosyal Tesis Bütçe İçi İşletmesi ne bağlı işletmelerin giderlerinin takibini yapmak, yaptıkları iş programlarını, bütçe ve bilançoları tetkik edip, Başkanlığa sunmak işletmeler ve iştiraklerle koordinasyonu sağlayıp, çalışmalarına yön vermesini sağlamak,

5) işletme ve diğer organizasyonların insan kaynakları ve istihdam politikaları hakkında öneriler sunmak,

6) Gelen resmi evrakların ve vatandaş dilekçelerinin ilgili servislere havalesini ve takibini yapmak,

7) Müdürlük çalışanlarının özlük işleri ile ilgili ( puantaj izin, hastalık, fazla çalışma vb.) işlerini takip etmek ve birim müdürüne bilgi vermek,

8) Birimler arasında koordinasyonu sağlamak,

9) Müdürlüğün birim faaliyet raporunun hazırlanmasında gerekli hazırlık çalışmalarını koordine etmek,

10) Gürsu Belediyesi İktisadi ve Sosyal Tesis Bütçe İçi İşletmesi nin ana sözleşmesi doğrultusunda faaliyet göstermelerini sağlamak, çalışmalarını organize etmek.

11) Kayıt, arşiv ve çıkış işlemlerinin koordineli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,

12) Birimdeki makine, cihaz, araç, gereç ve demirbaş eşyanın kayıtlarını kontrol etmek, bakımlı ve çalışır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak için gerekli tedbirleri almak,

13) Görev alanına giren ve müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmakla görevli ve yetkilidir.

c) Satınalma ve İhale Birim Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1) Müdürün kendilerine tevdi ettiği görevleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla sorumludur.

2) Müdürlüğün görev alanına giren işlerin yapılmasında mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinin ihale ve doğrudan temin evraklarını yürürlükteki Kamu İhale Kanunu çerçevesinde hazırlamak, ilan etmek ve sonuçlandırmak.

3) Yürürlükteki yöntemlere uygun olarak gerçekleştirme memurluğunu yapmak ve kayıtları tutmak.

4) Müdürlüğün bütçe kodlarını kontrol ederek bütçelerin verimli kullanılmasını sağlamak ve bu konuda Müdürü bilgilendirmek.

5) Müdürlüğün stratejik planlarının, performans programının ve faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlamak.

6) Kamu İhale Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar çerçevesinde Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün görev alanına giren iş ve işlemleri, harcama birim müdürlüklerinden gelen talepleri;

İlgili mevzuatlar doğrultusunda; müdürden alacağı talimatları; uygun, etkili, ve verimli bir şekilde yerine getirmekten,

7) Piyasa araştırması yaparak 4734 sayılı Kanun çerçevesinde doğrudan temin süreçlerini gerçekleştirmek ve müdürlüklerce hazırlanarak ihaleye çıkılması istenen ihale dosyalarının(yaklaşık maliyetleri hesaplanmış, teknik şartnamesi hazırlanmış ve üst yazı ile Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne sevki yapılmış ihale işlem dosyalarının) EKAP ve diğer süreçlerin yürütülmesini sağlayarak ihale süreçlerinin sekretaryasını yapmaktan,

8) Doğrudan temin yöntemi ile alımı yapılan mal ve hizmet alımı dosyalarını (talepler doğrultusunda; tekliflerin alınması, tedarikçi listelerinin hazırlanması ve harcama yetkilisine onaylatılması, onay sonrası sipariş onayının verilmesi, mal ve hizmet teslimi sonrası fatura alınarak muayene kabul komisyonu tutanaklarının hazırlatılması ve takibi) hazırlayarak ilgili müdürlüğe havalesinin yapılmasından,

9) Hazırlanan her dosyanın örneğinin Satınalma ve İhale Birimi bünyesinde muhafazasından (elektronik ortam veya birim fiziki arşivinde),

10) Birimine ait iş ve işlemlerin zamanında ve verimli şekilde yürütülmesinden,

11) Birimin taşınır kayıt ve kontrol işlemlerini yapmak ve kurum taşınır kayıtlarının konsolidesini yapmaktan sorumludur.

12) Ayrıca Destek Hizmetleri Müdürünün verdiği diğer işleri yapmak birimin görevlerindendir.

d) Ambar Birimi ve Ambar Birim Sorumlusu’ nun Görev Yetki ve Sorumlulukları

1) Ambara giren malzemelerin kaydını tutmak, bunları yangın, çürüme, bozulma, akma gibi her türlü tehlike ve zararlardan korumak, kendilerinin alamayacakları koruma tedbirleri için ilgililere yazılı olarak bilgi vermek, önerilerde bulunmak.

2) Ambar stoklarının kayıtlarını tutmak, yılda iki kez ambar sayımı yapmak.

3) Ambara giren malzeme ve malları tasnif etmek, etiketlemek, düzenli bir şekilde korumak.

4) Ambardaki malzeme ve eşyayı yetkililerin yazılı isteğine dayanan alındı karşılığında ilgililere vermek.

5) Gelen ve satın alınan malların muayene komisyonunca muayenesinden sonra ambara girişlerini düzenlemek.

6) Ambardan sevk edilen mal ve malzemelerin sevk belgelerini düzenlemek.

7) Ambar mizanlarını çıkarmak ve muhasebe ile uygunluğunu sağlamak.

8) Ambarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar için gerekli belgeleri düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yapmak.

9) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.

10) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak asgari stok seviyesi altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

11) Ayniyat defterine kayıt yapmak, işlemi vize etmek, demirbaş sayısını vermek. l)Yetkililerin verecekleri diğer işlemleri yapmak.

e)Özel Güvenlik Hizmet Birimi ve Güvenlik Amiri’ nin Görev ve Sorumlulukları

1) Belediye Hizmet Birimlerinin güvenliğinin sağlanması

2) Özel Güvenlik Personelinin günlük nöbet listelerini mevzuata uygun olarak planlamak.

3) Aylık olarak yapılacak puantaj ve hak ediliş çizelgelerini tanzim etmek ve ilgili birimlere bildirmek.

4) Özel Güvenlik Personelinin Özlük haklarını takip etmek, izin sıra çizelgesini tanzim etmek.

5) Özel Güvenlik Personelinin kontrolleri esnasında görülen eksiklerinin giderilmesini sağlamak, eksikliklerini gidermeyen personelin hakkında yasal işlem yapılması için Destek Hizmetleri Müdürüne yazılı teklifte bulunmak.

6) Gürsu Belediyesi hizmet birimlerinde bulunan kameraların ve kayıt cihazların yerlerini belirlemek, aktif ve kullanılır durumda kullanılmasını sağlamak.

7) Destek Hizmetleri Müdürünün verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

f) Ulaşım Birimi ve Ulaşım Birim Sorumlusu’ nun Görev Yetki ve Sorumlulukları

1) Belediyemize ait tüm araç ve iş makineleri ile müteferrik işlerin onarımlarını yapmak,
Belediyemiz hizmetlerinde çalışan motorlu vasıta, iş makineleri ile sabit makinelerin yıllık maliyetlerini çıkarmak ve bir rapor halinde düzenlemek,
Hasara uğrayan araç ve iş makinelerinin hasar durumlarını tespit etmek, ilgi komisyon marifetiyle iş ve işlemlerini yapmak

2) Müdürlük bünyesindeki araçlar ile talep halinde diğer birimlere tahsisli her türlü araç ve makineler için gerekli olan yedek parça ve atölye malzemelerini temin etmek, ilgili mevzuat hükümlerine göre iş ve işlemleri yapmak,

3) Malzemelerin usulüne göre saklanmasını sağlamak,

4) İhale, avans ve kredi yoluyla alınan malzeme ile ambardan çıkan malzemelerin düzenli olarak kayda alınmasını sağlamak,
5) İhtiyaç duyulan akaryakıt ve madeni yağların zamanında temini için gerekenleri yapmak,
6) Stok kayıtlarını doğru ve tertipli tutmak, malzeme stoklarını sürekli izlemek,
7) Tüm araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak,
8) Tamire gelen araç ve iş makinelerine sipariş emri açmak,

9) Araç ve İş makinelerinin aylık ve yıllık yakıt ve yağ sarfiyatlarını izlemek,
10) Araç ve iş makinelerinin periyodik ve ilave yağ bakımlarını takip etmek ve yapılmalarını sağlamak,
11) Kaza yapan araç ve iş makineleri ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,
12) Araç ve iş makinelerinin trafik tescil, muayene iş ve işlemlerini yapmak,
13) İlgili mevzuat gereği araç ve iş makinelerinden ekonomik ömrünü tamamlamış olanlar ile hurdaya ayrılacakların iş ve işlemlerini yapmak, Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

14) Belediye faaliyetlerinde kullanılan araçların ilgili birimlere süreli/süresiz tahsis edilmesi ile Belediye tarafından sağlanan ulaşım ve lojistik hizmetlerin etkin, düzenli ve verimli biçimde yürütülebilmesine yönelik tüm iş ve işlemleri yürütmek,
15) Müdürlük ve Belediyenin diğer birimlerince kullanılan araç, ekipmanın eşgüdüm içerisinde verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamak; birimlerin kullanımına tahsisli ve zimmetleri iş makineleri dışındaki lastik tekerlekli araçların sevk ve idaresine yönelik mekanizmaları oluşturmak,
16) Belediye hizmetlerinde kullanılacak, araç ve ekipmanın teminine yönelik Teknik Şartname hazırlamak, araçların temini ve ilgili müdürlüklere tahsisini gerçekleştirmek,
17) Araç Takip Sisteminin etkin ve verimli kullanımını sağlayıp, gerekli denetimleri gerçekleştirerek, aykırı uygulamalara yönelik yaptırımları belirleyip, yönlendirmek,
18) Kazalarda oluşan maddi hasar bedellerinin sigorta şirketlerinden tahsili için gerekli prosedürleri yerine getirmek ve işlemlerin takibini yapmak,
19) Araçların trafik tescil, alım-satım, sigorta işlerinin yürütülmesini sağlamak,
20) Kiralanan, kiraya verilen ve protokol yapılan araçların işlemlerini yapmak,
21) Tadilleri yapılan araçların ruhsat işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
22) Araçları giriş-çıkışlarında yaptıkları kilometreleri ile gittikleri yerleri ve aracın genel durumunu denetlemek,

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İşbirliği

MADDE 9:

1) Belediye birimleri ve servisleri arasında işbirliği;

a) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ki işbirliği ve Destek Hizmetleri Müdürü tarafından yürütülür.

b) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen kurum içi ve kurum dışı yazılar ile dilekçeler, idari işler servisi tarafından zimmet karşılığı alınır. Otomasyon evrak kayıt sistemine kabul edilmeden önce müdür ve birim sorumlusu tarafından ilgili personele havale edilir.

2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon; Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, birim sorumlusu ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve ilgili başkan yardımcısı imzası ile yürütür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

MADDE 10: Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

MADDE 11: Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve Belediye Başkanı’nın onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 12: Bu yönetmelik hükümlerini Gürsu Belediye Başkanı yürütür.